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Excel 2000 基本操作

  Excel是一種「電子試算表」,主要用途是對數字的計算處理,統計圖表的繪製、資料的排序篩選等方面。它的外觀就是一張大的表格,從左到右的「欄」是以英文字母來編號,從上到下右的「列」是以數目字來編號,兩種編號的組合就代表表格上的位置,例如編號為「D7」就是第4欄第7列這一格。

◎說明
  1. 透過視窗導盲鼠的輔助,使視障者能操作Excel。
  2. 以編輯「行事曆」、「成績單」兩檔案為例題,來練習Excel之各項功能。
  3. 本單元之教材以此 < > 符號括起來的代表為按鍵名稱,如:

    <Up>, <Down>, <Left>, <Right> 游標上、下、左、右
    <+>, <-> 九宮格加號、九宮格減號。


◎行事曆

  1. 打開 Microsoft Excel
  2. <Ctrl+Home> 可直接跳至左上角之A1欄位。
  3. 依序由左至右輸入「日期」、「星期」、「事由」、「備註」四個欄位。【要跳到右邊欄位請按游標右鍵或九宮格加號。】
  4. <Home> 可跳至該列之最左邊 (目前是A1欄位)。
  5. <Down> 可跳至下一列(目前是 A2 欄位)。
  6. 由左至右輸入以下四個欄位
    (1) 8/28 (八月二十八號)。
    (2) =weekday(a2,1) (根據A2欄位,計算該天為星期幾)。
    (3) 導盲鼠 (此欄位代表事由)。
    (4) 淡江 (此欄位代表備註)。
  7. <Ctrl+G> 並輸入 B2 <Enter>
    (將游標移至 B2 欄位)。此時看到的是空白。
  8. <快顯功能鍵> 並選擇 "儲存格格式" (設定日期格式)。
    【詳情請參閱「四、功能說明」之「1.改變儲存格格式」】
  9. <Home> 跳至該列之開頭 (此時為 B1),
    <Ctrl+Shift+End> 選取至該列之尾端。
    <Ctrl+C> 複製選取之內容。
  10. <Down> 到達C列,<Home>到該列之開頭 (此時為C1)
    按 <快顯功能鍵> 並選擇 "插入複製的儲存格"
    <Down> 選擇「現有儲存格下移」
  11. 可利用「填滿」的功能快速完成其他列輸入。
    (1) <Shift+Space> 選取一整列
    (2) <Shift+Down> 選取欲填滿的範圍
    (3) <Alt+E> 打開「編輯功能表」
    (4) <Down> 找到 "填滿" <Enter>
    (5) <Down> 找到 "數列..." <Enter>
    (6) <+> 看到 "列" <Down> 選擇 "欄"
    (7) <+> 選擇 <Down> "日期"
    (8) <+> 選擇 "確定" <Enter>

◎成績單

  1. 打開 Microsoft Excel
  2. <Ctrl+Home> 可直接跳至左上角之A1欄位
  3. 由左至右輸入「姓名」、「國文」、「英文」、「總分」、「平均」五個欄位
  4. <Home> 可跳至該列之最左邊(目前是A1欄位)。
  5. <Down> 可跳至下一列(目前是A2欄位)。
  6. 由左至右輸入以下五個欄位
    (1) 狄依銘:(代表姓名)
    (2) 75:(國文成績)
    (3) 84:(英文成績)
    (4) =sum(b2:c2):( 代表總分)
    (5) =(b2+c2)/2:(計算平均)
  7. 將游標移至E2欄位
  8. <快顯功能鍵> 並選擇 "儲存格格式"(設定小數位數)。
    【詳情請參閱「四、功能說明」之「1.改變儲存格格式」】
  9. <Home> 跳至該列之開頭(此時為 A2)
    <Ctrl+Shift+End> 選取至該列尾端,
    <Ctrl+C> 複製選取內容。
  10. <Down> 到達C列,按<快顯功能鍵>並選擇 "插入複製的儲存格"
    <Down> 選擇「現有儲存格下移」
  11. 可將欄位E改成 =average(b2:c2)

◎功能說明

  • 改變儲存格格式
    (1) <快顯功能鍵> <Down> 找到"儲存格格式" <Enter>
    (2) <+> 看到 "類別" <游標上下> 選擇你要的類別
    (3) <+> 看到 "類型" <游標上下> 選擇你要的類型
    (4) <Enter>
    (5) 當複製儲存格內容時,儲存格格式、函數等也會被複製。

  • 移動游標位置
    (1) <Ctrl+Home>:跳至左上角落A1欄位
    (2) <Ctrl+End>:跳至「編輯區域」之右下角。
    (3) <Home>:跳至該列之A欄位。
    (4) <Ctrl+G>:可直接輸入欲到達之欄位。
    (5) <游標上下左右>:上、下、左、右移動。
    (6) <+>:向右移動一個儲存格。
    (7) <->:向左移動一個儲存格。
    (8) <Ctrl+Left>:游標移至該列(有文字)之最左邊
    (9) <Ctrl+Right>:游標移至該列(有文字)之最右邊
    (10) <Ctrl+Up>:游標移至該欄(有文字)之最上方
    (11) <Ctrl+Down>:游標移至該欄(有文字)之最下方

  • 選取與複製
    (1) <Ctrl+A>:全選
    (2) 游標停留位置已被選取
    (3) <Shift+游標上下左右>:向上下左右選取
    (4) <Shift+Space>:選取一列(但與輸入法全形半形重複)
    (5) <Ctrl+Space>:選取一欄(但與開啟/關閉輸入法重複)
    (6) <Ctrl+Shift+Left>:從游標位置選取到該列之最左邊
    (7) <Ctrl+Shift+Right>:從游標位置選取到該列之最右邊
    (8) <Ctrl+Shift+Up>:從游標位置選取到該欄之最上方
    (9) <Ctrl+Shift+Down>:從游標位置選取到該欄之最下方
    (10) <Ctrl+C>:複製
    (11) <Ctrl+V>:貼上

  • 函數
    (1) weekday:傳回介於1到7的整數,用以識別星期數值。
    (2) sum:傳回儲存格範圍中所有數值的總和。
    (3) average:傳回其引數的平均值(算數平均值),引數可為數字,或是包含數字的名稱、陣列、或參照位址。
    (4) mmult:傳回兩陣列相乘之乘積。傳回的陣列的列數將與Array1相同,欄數將與Array2相同。

  • 排序
    (1) 游標停在欲排序之表格內。
    (2) <Alt> <Right> 找到 "資料" <Down> 找到 "排序" <Enter>
    (3) 按游標上下選擇至欲依循排序的欄位。
    (4) <+> 看到遞減,可移動游標上到 <遞增>。
    (5) <+> 直到看到 "確定" <Enter>

  • 填滿
    (1) 選取欲填滿的儲存格
    (2) <Alt+E> 選擇 "填滿" <Enter>
    (3) <Down> 選擇填滿方式
    (4) 若選擇 "數列" 則需選擇填滿條件

  • 搜尋與取代
    (1) <Ctrl+F> 輸入欲搜尋的文字 <Enter> 可直接搜尋,
    <+> 可設定搜尋條件。
    (2) <Ctrl+H> 輸入要被取代的文字
    (3) <+> 輸入要替代的文字
    (4) <+> 可設定條件
    (5) <+> 選擇 "取代" 或 "全部取代"

 


◎導盲鼠專用

於「Alt功能表」最後一項,內有『畫表格線』、『閱覽最佳化』、『顯示小數一位』等功能。各項亦顯示對應之快速鍵。

  1. 畫表格
    (1) <Ctrl+End> 跳至「工作表」之右下角
    (2) <Ctrl+Shift+Home> 選取至 A1 欄位
    (3) 至「Alt功能表」選擇 "導盲鼠專用" 功能表,選擇『畫表格線』。
    (4) 亦可於選取範圍後直接按 <Ctrl+Shift+T> 畫表格線。
  2. 閱覽最佳化
    (1) 選擇全部 <Ctrl+A> 。
    (2) 至「Alt功能表」選擇 "導盲鼠專用" 功能表,選擇『閱覽最佳化』。
    (3) 亦可於選取範圍後直接按 <Ctrl+Shift+V> 。
  3. 顯示小數一位
    (1) 若遇到個位數字無法顯示,請選取該個位數字範圍。
    (2) 至「Alt功能表」選擇 "導盲鼠專用" 功能表,選擇『顯示小數一位』。
    (3) 亦可於選取範圍後直接按 <Ctrl+Shift+N> 。

◎備註

  1. 於游標所在儲存格按<F2> 可看到該儲存格函數或「編輯儲存格」。
    【<+> 跳至右邊、<Enter> 跳至下方。】
  2. 若看到 "字形","縮放" 等訊息,請移動一下游標。
  3. 自然輸入法視窗會蓋住畫面資訊,請把輸入法關閉。
  4. 若儲存格為空白,有時會出現左邊或右邊儲存格之內容,可按 <F2> 確認。
  5. 當儲存格內容為 1 Byte時,會出現空白,可按 <F2> 確認。