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Word 2000 基本操作

  Word 2000是Office 2000系列軟體之一,專門用來製作文件,是文書排版的重要工具。在操作Word2000之前,先來認識一下Word 2000這套軟體的啟動、關閉的操作方法和操作環境。

◎啟動Word 2000

  安裝Office 2000後,在程式集選單中就會出現Microsoft Word選項,選擇這個項目,就會自動啟動Word。若在桌面上有Word的捷徑圖示,也可用來啟動Word。進入Word以後會直接進入新的編輯區,等待使用者作文字編輯。在Word內部有兩個最直接且好用的快捷鍵,一是(Alt)、它可以直接打開Word的程式下拉式功能表,在此下拉式表格中,你可以找到Word的所有功能。

  另一個是右邊(Ctrl)鍵的左邊,為快顯功能鍵,按一下可以打開快顯功能表,(它也是下拉式)此表格中會提供文字編輯所急需的功能,非常立即、好用,可多使用。打字部份則與DOS底下的文字編輯器的大致方式相同,因此使用者不要太擔心。
【註:】以下的(Alt)快速鍵所展開的功能選單都屬於下拉式功能,完全可以以游標的上、下或是導盲鼠的加、減鍵來操作,相當方便。


◎基本排版功能

  Word是一套完全視覺化的文書處理系統,所提供的排版功能非常強大,但是視障朋友在使用上就面臨相當困難,因為在點字觸摸顯示器上是完全無法顯示所有的排版結果,所以,視障朋友必須先瞭解螢幕的大概,而且必須相信,只要操作正確,一定能得到所想要的結果(請相信你的操作)。首先對螢幕作粗略的介紹,正常的文字排列(由左至右、由上至下)Word的版面是以A4的紙張為基本設計,可隨使用者的需求做放大、縮小、轉向、分層、段落、文字變化…等。以下就基本排版功能作簡略介紹。

  以下的這些功能都可以使用快顯功能鍵(winnaps鍵)做搜尋,(記得進入快顯功能表以後必須以九宮格的加、減來做功能搜尋,找到所需要的功能以後按下Enter鍵即可選取該功能。不管是要對整篇文章或是部分內文做設定,都一定要先做標記動作,這樣您所選取的功能才能有預想的效果出現。

  為了讓視障者使用Word時能簡易上手、操作方便,在文件後附註快速鍵一覽表(請參閱第6頁)。

一、字型
  本項功能可以對整篇文章或文章中部分內文做字型上的修正、調整、加效果等的動作。可是卻無法在點字觸摸顯示器(超點、金點)上完全顯示,Word只要操作正確,一定不會讓您失望,請大家放心。選擇本功能以後,請用九宮格的減號找到索引標籤清單,然後使用游標左、右鍵來切換字型、字元間距、文字效果等功能表單。

  1. 字型:
    本功能表單是最基本的文件排版選項,其中有中、英文字字型、字體、字型大小、文字色彩等基本文字編排功能,不過由於無法在點字顯示器上顯示結果,但是只要對自己的操作有信心,一定能達到想要的效果。(您也可以請眼明伙伴幫您看看螢幕是否出現您預期的結果。

    【註:】本選單中的中文字型、英文字型、字型樣式、字型大小、文字顏色(mso generic control container)、底線、強調標設等選項選定後都需要以游標上、下鍵來選取您所需要的設定值,然後以九宮格的加、減移到確定後才能生效,以下的功能選單也會有如此情形,請選取時多留意
  2. 字元間距:
    本選項可以做字元大小調整(請注意此與字型大小是不同的)、字元比例調整等,可增進文件的整齊與美觀。
  3. 文字效果:
    本選項是針對文件中的特定文字作特殊效果處理,如大主題、文中標題等,在此請大家要留意,要使用本功能選項時,必須先對所要處理的文字作標記才能生效。進入本選單時,使用加號選取「動畫」,然後使用游標上、下鍵拉開表單,選定後再以加、減鍵移到確定按下Enter就算完成。

二、直書、橫書
  本項操作可以對整篇文章或是部分文字作不同的書寫方向調整,如果只需要對部分文字作調整,請使用Shift+Up、Shift+Dwon、Shift+Left、Shift+Right做標記。

  1. 頂點到底部:
    此選項是文字正常排列(由左到右、由上到下)。
  2. 水平1:
    此選項會將文字作九十度轉向,而螢幕依然做正常顯示(文字:由上到下,由左到右。螢幕:上、下二十五列,左、右八十行)。
  3. 水平2:
    此選項不但會做文字轉向,螢幕也會作九十度轉向(文字:由上到下、由右到左。螢幕上、下八十行,左、右二十五列)。

三、項目符號及編號
  本功能的作用是針對文章做分層與條列的排序,共有三大表單:項目符號、編號、大綱編號。先用九宮格鍵的減號或是tab鍵移到索引清單然後以游標左右鍵選取所需的表單enter進入,再以游標左右鍵選取所需的選項按下即可。
【注意】:本項功能有如上述可以對整篇文章或者部份文字作層次、縮排、條列等的排序。

  1. 項目符號:
    此選項的預設值為 "無",向右一次為實心圓、空心圓、實心方塊、空心方塊、星號項目、箭頭項目、打勾項目...等。
  2. 編號:
    此選項預設值為 "無",游標向右一次為數字、英文字母大、小寫羅馬數字大、小寫...等。
  3. 大綱編號:
    此選項會針對文章中的特定文字、記號、標示做有層次的排列,讓一篇文章能達到層次分明、一目了然的效果。其預設值為 "無",一次向右有章、節、點、項...等,所應用的符號有中文、英文字母大小寫、數字、羅馬數字大、小寫...等。

四、段落
  本項的作用在對文章作分段、分行與其間的距離調整,例如兩段間的距離,兩行間的距離,段落開頭保留字串,每行高度,前、後段、行的位移,定位點的設定,中文印刷等等。有如前項,一樣用九宮格鍵的減號或是tab鍵選至索引清單,以游標左右鍵做表單的選擇。本項功能也分成三個表單。

  1. 中文印刷樣式:
    本功能是當您做好一份文件準備列印前的最後處理,它可以幫您做中、英文間的版面調整,標點符號的位移調整等,讓您的文件能達到最好的視覺效果。
  2. 縮排與行距:
    進入本選項以後,可以用游標上、下鍵拉開本頁表單,開始對整篇文章或是部分內文做行與行,字元與字元間的距離、高度、寬度等做排版,可以增加文章或表格的可閱讀性。
  3. 行與分格設定:
    本功能是針對整篇文章的段落作處理,其中包含段落與段落之間的間距,段落開頭的保留字元數,段落與頁數之間的整合等。請注意,本功能表單只能使用九宮格的加、減來做選取的動作。

◎Word 快速鍵設定表

一、功能鍵

    1. Ins:插入鍵,使用於文字編輯的任何狀況下
    2. Del:刪除鍵,除使用於文字編輯以外,還可用於全選 (Ctrl+A),行標示、字元標示、區塊標示等(Shift+Up、Shift+Down、Shift+Left、Shift+Right)
    3. F1:說明
    4. F5:更新檔案
    5. F7:拼字檢查
    6. F8:方向鍵、Delete 刪除區域
    7. F12:另存新檔

二、Shift

    1. Shift+Up:(行標示)可由下往上作行標示,若連續按下S-Up則可成為由下往上的整面標示
    2. Shift+Down:(行標示)由上往下作行標示,若連續按下S-Down則可由上往下做整面標示
    3. Shift+Left:(字元標示)由右往左作字元標示,連續按下S-Left則可由右往左作行標示
    4. Shift+Right:(字元標示)由左往右作字元標示,連續按下S-Right則可由左往右作行標示4. Shift+Right:(字元標示)由左往右作字元標示,連續按下S-Right則可由左往右作行標示
    5. Shift+F7:(字典)
      【註:】把上面四個步驟交叉使用,則可形成區塊標示

三、Alt
【註:】以下的(Alt)所組成的快速鍵所展開的功能選單都屬於下拉式功能,為Word 程式功能選項中的下拉式表單,完全可以以游標的上、下或是導盲鼠加、減鍵來操作,相當方便。

    1. Alt+1:到上一資料夾
    2. Alt+2:開啟已開啟資料夾的上一層資料夾
    3. Alt+4:刪除選定的資料夾或檔案
    4. Alt+5:在已開啟的資料夾中建立新的子資料夾
    5. Alt+6:在 清單、詳細資料、內容、預覽、檢視之間切換
    6. Alt+7:顯示 工具、功能表等的按鈕
    7. Alt+A:進入表格選單
    8. Alt+E:進入編輯選單
    9. Alt+F:進入程式功能表選單
    10. Alt+H:進入Microsoft Word 說明選單
    11. Alt+I:進入文章插入模式選單
    12. Alt+O:進入文章格式設定選單
    13. Alt+T:進入工具列選單
    14. Alt+V:進入檢視文件選單
    15. Alt+W:進入視窗模式選單

四、Ctrl
【註:】以下的Control所組成的快速鍵是Word 可直接使用的功能鍵,操作以後便可以執行按鍵所指定的功用和結果。

    1. Ctrl+=:下標
    2. Ctrl+Home:跳至編輯文章的第一行
    3. Ctrl+End:跳至編輯文章的最後一行
    4. Ctrl+PageUp:往上跳頁
    5. Ctrl+PageDown:往下跳頁
    6. Ctrl+A:(全選)可完全選取所編輯之文章
    7. Ctrl+B:(粗體)套用粗體的格式
    8. Ctrl+O:(複製)可將選取的文字、檔案複製到你所需要的資料夾、磁碟機、剪貼簿上
    9. Ctrl+D:(字型)本項功能可以直接進入字型選項
    10. Ctrl+E:(置中對齊)用以置中對齊段落中的文字
    11. Ctrl+F:(尋找目標)可尋找文章中的任何想找到的目標
    12. Ctrl+F2:(檢視文件)預覽列印
    13. Ctrl+F5 在您將使用中視窗最大化後,還原其大小
    14. Ctrl+F6:(切換文件)切換到下一個 Word 文件視窗
    15. Ctrl+F10:將文件視窗最大化,或將視窗還原其先前的大小及位置
    16. Ctrl+F12:(顯示 [開啟舊檔] 對話方塊)
    17. Ctrl+G:(尋找目標)可做定位、頁碼、或是指定行、段落、特定位置的尋找
    18. Ctrl+H:(取代)可以將文章中的任何字元、符號做一次修改
    19. Ctrl+I:(斜體)套用斜體格式
    20. Ctrl+J:(左右對齊)
    21. Ctrl+K:(插入超連結)可連結到現存檔案、web畫面、書籤或插入文字和工具列提示等
    22. Ctrl+L:(左側對齊)
    23. Ctrl+M:(縮排)
    24. Ctrl+N:(開新檔案)可在任何編輯情況下重新開啟一個新的檔案
    25. Ctrl+O:(開啟舊檔)打開已經存在的所有文字檔案
    26. Ctrl+P:(列印)可直接進入列印模式
    27. Ctrl+Q:移除段落格式
    28. Ctrl+R:(向右對齊)向右對齊段落中的文字
    29. Ctrl+S:(存檔)將.doc檔案直接存成純文字(.txt)檔案
    30. Ctrl+T:(靠邊縮排)
    31. Ctrl+U:(加底線)套用底線
    32. Ctrl+V:貼上剪貼簿內容
    33. Ctrl+W:(關閉文件)關閉使用中的文件視窗
    34. Ctrl+X:剪下選定文字到剪貼簿
    35. Ctrl+Y:(取消復原或重複動作)
    36. Ctrl+Z:(復原)
    37. Ctrl+\:(在主控文件和子文件之間移動)

五、Ctrl + Shift

  1. Ctrl+Shift+>:加大字型
  2. Ctrl+Shift+<:縮小字型
  3. Ctrl+Shift++:上標)
  4. Ctrl+Shift+A:將字母設定為全大寫格式
  5. Ctrl+Shift+C:複製格式
  6. Ctrl+Shift+D:文字加雙底線
  7. Ctrl+Shift+F:變更字型
  8. Ctrl+Shift+F6:切換到前一個 Word 文件視窗
  9. Ctrl+Shift+H:套用文字隱藏格式
  10. Ctrl+Shift+K:將字母設定為小寫格式
  11. Ctrl+Shift+L:套用清單樣式
  12. Ctrl+Shift+M:移除左邊的段落縮排
  13. Ctrl+Shift+N:套用標準樣式
  14. Ctrl+Shift+P:變更字型大小


六、Ctrl+Alt
【註:】下面的Control-Alt所組成的快速鍵是針對視障者使用Word的方便性所指定,希望能幫助大家在使用上更可以駕輕就熟。

    1. Ctrl+Alt+N:切換至標準模式
    2. Ctrl+Alt+O:切換至大綱檢視
    3. Ctrl+Alt+K:開啟自動格式設定
    4. Ctrl+Alt+P:切換至整頁模式
    5. Ctrl+Alt+Q:主題設定(可幫您做文件主題的設定,請記得要在輸入完主題後就按此功能鍵方才有效)
    6. Ctrl+Alt+A:標題1設定(當您指定標題後立即按下此功能鍵,Word將認定游標所在行為標題1的指定格式)
    7. Ctrl+Alt+Z:標題2設定(當您指定標題後立即按下此功能鍵,Word將認定游標所在行為標題2的指定格式)
    8. Ctrl+Alt+X:標題3設定(當您指定標題後立即按下此功能鍵,Word將認定游標所在行為標題3的指定格式)
    9. Ctrl+Alt+S:復原(將游標移到所要復原的位置,按下此功能鍵即可復原至原本的樣式做事前次指定的格式)
    10. Ctrl+Alt+W:內文設定(此功能鍵可將整篇文章作字型、字體、段落等的編排,本設定是依據一般的內文版面做範本)
    11. Ctrl+Alt+E:插入表格(此功能鍵可以自動開啟表格頁讓您做表格的欄數、列數設定,完成後請按esc 鍵(escape) 離開表格頁)
    12. Ctrl+Alt+D:文字效果(此功能鍵可以在特定文字,如主題、標題或其等做出文字特效)
    13. Ctrl+Alt+C:中文字體1(新細明體)使用此功能鍵可以將整篇或部份文件的中文字體設為新細明體
    14. Ctrl+Alt+V:中文字體2(標楷體)使用此功能鍵可以將整篇或部份文件的中文字體設為標楷體
    15. Ctrl+Alt+F:英文字體1(Times New Roman)使用此功能鍵可以將整篇或部份文件的英文字體設為 Times New Roman
    16. Ctrl+Alt+R:英文字體2(Arial)使用此功能鍵可以將整篇或部份文件的英文字體設為Arial
    17. Ctrl+Alt+F5:段落分隔設定1(字型大小12,凸排,編號,數字-123)
    18. Ctrl+Alt+F6:段落分隔設定2(字型大小12,凸排,編號,小寫中文-一二三)
    19. Ctrl+Alt+F7:段落分隔設定3(字型大小12,凸排,編號,大寫中文-壹貳參)
    20. Ctrl+Alt+F8:段落分隔設定4(字型大小12,凸排,編號,天干-甲乙丙)
    21. Ctrl+Alt+F9:段落分隔設定5(字型大小12,凸排,編號,大寫英文-ABC)
    22. Ctrl+Alt+F10:段落分隔設定6(字型大小12,凸排,編號,小寫羅馬數字- i ii iii)
    23. Ctrl+Alt+F11:段落分隔設定7(字型大小12,凸排,編號,大寫羅馬數字- I II III)


      以下列出的 Ctrl+Alt+ 數字鍵(請注意;不是九宮格鍵),可以改變字型的大小,其中 Ctrl+Alt+1 為最小字型 (8) 往以此類推,數字加一字型大小以八的倍數往上增Ctrl+Alt+9 字型大小為(72)

    24. Ctrl+Alt+1:字型8
    25. Ctrl+Alt+:字型16
    26. Ctrl+Alt+3:字型24
    27. Ctrl+Alt+4:字型32
    28. Ctrl+Alt+5:字型40
    29. Ctrl+Alt+6:字型48
    30. Ctrl+Alt+7:字型56
    31. Ctrl+Alt+8:字型64
    32. Ctrl+Alt+9:字型72